中山医学院关于印发《中山医学院档案管理实施细则》的通知

各有关单位：

       《中山医学院档案管理实施细则》 已经 2023年第12 次中山医学院党政联席会议审议通过，现予发布，请遵照执行。

         附件：中山医学院档案管理实施细则

                                                                                                                                  中山医学院

                                                                                                                               2023年9月26日

                                      中山医学院档案管理实施细则

第一条 为进一步规范学院的档案管理工作，根据《中山大学档案管理规定》精神，结合学院工作实际，特制定本实施细则。

第二条 本细则所称的档案，是指学院在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案工作受学校档案馆集中统一领导， 接受学校档案馆的业务培训、监督、指导和检查。

第四条 学院成立档案工作小组，小组成员包括档案工作负责人、主要联络人和若干兼职档案员。小组成员报学校档案馆备案。档案工作负责人由学院党政领导班子成员担任，主要联络人由党政办公室主任指派人员担任，各岗位相关人员为学院兼职档案员，负责整理本岗位产生的档案材料。

第五条 学院作为学校档案馆立卷单位，应按学校有关规定将办理完毕、具有保存价值的各种载体文件材料经系统整理后，定期向学校档案馆移交归档。

第六条 学院将档案工作纳入日常工作计划，纳入到相关人员工作职责及年度考核，各项重要工作都应有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第七条 学院各类归档材料的归档范围、保管期限应遵照学校档案馆的要求进行，主要内容包括如下：

（一）以学院名义印发的请示、报告通知等公文文件，长期保管。

（二）以学院名义印发的函件，长期保管。

（三）学院重要会议纪要、决定事项通知及记录本，长期保管。

（四）学院与外单位签订的合同、协议书等，长期保管。

（五）学院各类重要工作总结、报告、领导发言稿、规章制度等，长期保管。

（六）学院举办的重要会议、重大活动的相关材料，长期保管。

（七）其他重要的材料，长期保管。

第八条 其他非归档范围的常规业务资料，由各业务科室自行保管，并根据上级主管部门和业务具体需要确定保存期限。

第九条 学院综合档案各类文件材料的立卷归档应符合学校档案馆相关要求。

第十条 归档材料收集采用平时收集和集中收集相结合的方式。

（一）平时收集

随办随归，做好平时的归类和积累。尽量做到办完一件，收集一件。

（二）集中收集

每年3-4月，兼职档案员应根据归档范围将上一年度应归档的材料集中收集，在平时收集基础上拾遗补缺，将需归档的文件材料（包含纸质版和电子版）集中提交给党政办公室。

第十一条 归档整理应按学校档案馆相关要求执行。实行以“件”为单位，按照分类、装订、排列、编号、编目等步骤对各类文件材料进行系统整理。

第十二条 离岗或退休人员应做好本岗位档案资料交接手续。

第十三条 归档时间及手续：

（一）归档时间

    1. 按年度归档的文件材料，应在次年6月底以前完成归档。

    2. 重大活动档案应在活动结束后一个月内完成归档。

（二）移交档案手续

院办行政秘书将归档材料收集汇总整理完毕后将归档材料移交档案馆集中保存。移交档案必须履行相关手续，填写文件目录和移交清单，一式两份，写明移交内容、移交数量、移交时间，交接双方必须签名盖章，各留一份备查。

第十四条 本实施细则由中山医学院党政办公室负责解释。

第十五条 本实施细则经2023年第12次党政联席会审议通过，自印发之日起执行。原《中山医学院档案管理实施细则》（中山医〔2015〕73号）同时废止。