转发：发展规划办公室关于发布设备更新改造专项工作指引的通知

各相关单位：

        在学校各部门和各单位的密切配合下，我校设备更新改造专项（下称“专项”）工作已陆续开展项目立项论证、设备采购论证工作。为保证专项工作质量，加快工作进度，提高工作效率，发展规划办公室商财务处、设备与实验室管理处（下称“设备处”）、政府采购与招投标管理中心（下称“招标中心”）等部门，就专项立项后的设备论证、采购实施、合同签订、财务报账等工作，拟定了后续工作要求和工作时限，编制了专项工作指引。现就相关工作通知如下：

一、关于前期已通过其他途径立项项目

        根据学校工作安排，现拟将学校前期已通过其他途径立项（非本次专项新立项项目）、且使用学校可统筹资金支付的设备合同款，调整为优先使用专项资金支付。发展规划办公室已商财务处、设备处、招标中心，并请银行筛选，整理出各单位可申请使用专项资金支付的合同清单（以院系主要负责人收到的邮件通知为准，另行下发，敬请关注邮箱），请对照合同清单Excel工作表名称，按以下指引完成资金支付工作：

        1.类别1-已论证、挂标未成交：请在收到本通知（未完成论证项目请在完成论证移交招标后）1个工作日内，联系招标中心经办人，将招标文件调整为最新专项合同模板（附件2），发布变更公告继续采购。若离开标时间不足5日或实际已成交的，待项目成交后按以下类别2处理。招标中心联系人：郑友旭 020-84115085-810；李娟 020-84115085-811。

        2.类别2-已成交、未签合同：请在收到本通知1个工作日内，联系设备与实验室管理处签订合同，其中进口货物购销协议书照常签订，100%预付给学校进出口公司；国内设备合同须联系供应商出具保函，调整为最新专项合同模板（附件2），签订合同。设备处联系人：黎伟田 020-84111842。

        3.类别3-今年1-8月已签合同、未付款：暂停办理支付手续，待上级部门将专项资金支持的合同签订时间重新调整后（预计会覆盖今年1月~8月之间签订的合同），届时我办另行通知启动支付，启动后按类别4执行；

        4.类别4-今年9-10月已签合同、未付款：暂停办理支付手续，请在收到本通知1个工作日内联系设备处。其中进口货物购销协议书调整为按100%预付给学校进出口公司；国内设备须联系供应商出具保函，按最新专项补充协议模板（附件3）签订补充协议。各单位应在11月7日前完成相应补充协议的签订，设备处将定期向经费主管部门反馈清单完成进度，经费主管部门对各单位完成情况加强督办。设备处联系人：黎伟田 020-84111842。

         5. 财务报账：请各单位自设备采购合同或专项补充协议盖章之日起3个工作日内，完成本专项设备购置网报单制单相关工作并提交至财务处。具体要求及联系人见附件4。

        温馨提醒：因部分前期已通过其他途径立项项目状态仍处于动态变化中，下发的项目清单状态可能存在滞后情形。请各单位根据收到的合同清单，确定项目所处的实际状态，按对应类别选择合适的处理方式。

二、关于专项新立项项目

        1.工作原则：专项新立项项目参照重点发展项目管理，优先支持能满足2022年12月31日前达到银行放款进度要求的设备。学校会在12月上旬前对专项立项项目执行情况进行评估，及时将执行进度缓慢的项目额度和招标采购形成的结余额度收回，再次统筹安排。

        2.立项论证：学校已针对专项建立了立项论证、设备论证、招标采购需求审核“三合一”工作机制，分别由教务部、科学研究院、先进技术研究院、发展规划办公室、网络与信息中心牵头组织立项论证，设备处、招标中心同步参与开展设备论证、招标采购需求审核，经专家论证同意立项的项目，牵头部门报学校党委常委会审议通过后正式立项。

        3.设备论证：各单位前期应做好市场调研和技术参数的设置，根据设备论证专家组意见修订购置论证申报材料，并于论证会召开后2日内提交设备处、招标中心同步复审。复审通过后，各用户单位凭预算系统分配的专项经费账号，将需统一采购的项目在采购系统中（https://cg.sysu.edu.cn）提交设备论证申请材料，由设备处按照论证程序审批后，移交招标中心执行统一采购。设备处联系人：徐小梅 020-84110903；唐敏然：020-84113466；黄国瑜：020-84111893。

        4.采购实施：

        （1）统一采购（20万元以上）：同一经费账号、同一品目达到20万元的设备，由招标中心执行统一采购。招标中心联系人：郑友旭 020-84115085-810；李娟 020-84115085-811。

        同一经费账号、同一品目达到100万元的设备原则上执行公开招标。各单位应在设备论证会召开后2日内，按附件5准备100万元以上设备的采购需求调研材料，随论证申报材料一并提交招标中心进行采购需求审查和招标文件初稿编制。对通过需求审查、完成招标文件编制并经用户确认无误的项目，依法规要求，发布招标公告满20天后，才能组织专家评标。

        同一经费账号、同一品目未达到100万元的设备原则上执行快速采购。用户单位根据招标中心经办人指引完成快速采购系统提交后，由招标中心发布快速采购公告，一般自公告之日起7-15天内完成。

        （2）分散采购（20万元以下）：同一经费号、同一品目未达到20万元的设备，由设备处执行分散采购。各单位根据设备处确定的可分散采购设备清单，凭预算系统分配的专项经费账号，在学校网上竞价系统（https://wsjj.sysu.edu.cn)进行采购。设备处联系人：张宇晖 020-84111892。

        5.合同签订：使用专项资金采购的设备均须签订合同，若国产设备到货验收完成时间为2022年12月10日后，须联系供应商出具保函，按学校最新专项合同模板（附件2）签订。各单位应在采购结果发布后2个工作日内通过合同管理信息系统（https://contract.sysu.edu.cn/）创建合同，并按照设备处主页办事指南中的合同填写指引（https://sbc.sysu.edu.cn/article/364）完成合同填写及报批流程。各单位应在合同定稿后3个工作日内完成合同盖章事宜。建议采购结果发布后各单位即可联系供应商开具符合合同约定的相应保函。设备处联系人：黎伟田 020-84111842。

        6.财务报账：请各单位自专项设备采购合同盖章之日起3个工作日内完成本专项设备购置网报单制单的相关工作，并提交至财务处。具体要求及联系人见附件4。

        7.项目配套：原则上只支持以下两类经费用于此次专项的院系配套支出：一是学院经过动员后可统筹的已结题项目、且学校具有统筹权限的结余经费；二是学院间接经费和学院可统筹的结算分配类项目1508。待项目正式立项后，财务处将按学院提供账号划扣配套经费至学校指定的校级统筹经费账号，依据学院承诺配套比例与银行放款同步支付给供应商。

        附件：1. 前期已通过其他途径立项项目清单（学院收到邮件后与具体项目联系人联系）

                   2. 国内采购合同模板（设备更新改造专项用）

                   3. 国内合同补充协议模板（设备更新改造专项用）

                   4. 财务处关于设备更新改造专项业务的流程指引

                   5. 采购需求调研工作规范与指引及附表（招标中心提供）

发展规划办公室

2022年10月27日

（联系人：姚任之、丁玲华，联系电话：020-84111319、020-84111137）

（学院联系人：陈穗君，联系电话：87331472）